В каждом процессе есть этапы, и очень важно продумать их до того, как начнется работа. Планирование поможет вам учесть все необходимые ресурсы, понять сроки проведения. В процессе вы можете увидеть, что на задуманное нужно больше сил, денег, рук. Тогда вы без стресса и риска — ведь еще ничего не запущено в работу — сможете уточнить задачи своего проекта или придумать новые.

Разбейте реализацию проекта на части: подготовка к мероприятию, его проведение и подведение итогов. Распишите свой план в удобном для вас формате. При оценке заявки эксперты обращают внимание на то, насколько хорошо вы продумали свой проект и шаги для его реализации.

Если вы решили отправиться в новое для себя место, внимательно изучите, действительно ли там есть проблема, о которой вы думаете, есть ли кто-то, кто пробовал ее решить в прошлом, что еще заботит местных жителей. Это сделает ваш проект ближе к повестке и заодно поможет понять, как устанавливать связи с сообществом. На самом деле этот совет уместен и в случае, если вы собрались делать проект в своем родном месте. Исследование никогда не бывает лишним.

Подумайте, какие позитивные изменения вы надеетесь привнести в жизнь местных жителей или конкретного сообщества. Как ваш проект поможет укрепить отношения между людьми? Какие ожидания у вас от проекта? На какую аудиторию вы рассчитываете, это будут дети, взрослые или все желающие? Проведите опрос среди жителей, чтобы узнать их пожелания.

Вспомните, почему вы решили взяться за проект. Возможно, из-за сюжета телеканала, видеозаписей активистов или ваших собственных популярных постов в соцсетях, сообщений на сайте администрации города? Ссылки на подобные материалы помогут подтвердить интерес людей к проекту.

Когда будете планировать, всегда привлекайте людей, которые разбираются в вопросах, необходимых для проекта. Вполне возможно, что проект не требует множества участников, но могут быть нужны знания в определенной области. Даже короткие консультации помогут вам лучше сориентироваться. Сделать что-то в одиночку очень сложно, да и не так приятно.

Важно в самом начале определить, сколько людей вам понадобится для организации мероприятий.

Решите, кого позовете, например, проводить мастер-классы. Где будете искать ведущих, кто вам поможет с поиском? Какой уровень экспертности требуется ведущим — нужен профессионал или достаточно любителя с многолетним опытом?

Если вы хотите помочь школе или спортивной секции, с сотрудниками которой вы еще не познакомились, сделайте это в первую очередь и поймите, кто из работников готов присоединиться к решению проблемы.

На этом этапе определитесь, кто будет отвечать за продвижение, например, турнира и его рекламу, кто поможет в его организации. Кто поучаствует в закупке спортивного инвентаря или материалов для мастер-классов.

Волонтерами могут быть те, кто получит прямую пользу от проекта. Например, ребята, которые уже пинают мяч на разбитом поле. Позовите их участвовать в ремонте или развесьте объявления, сделайте чат, куда знакомые будут добавлять заинтересованных. Жильцы ближайших домов, родители детей — не прямые участники, но они тоже могут с радостью подключиться.

Нужно общаться и искать точки соприкосновения. Подумайте, кто будет заинтересован: скорее всего, кто-то из вашего города или села тоже хочет принять участие в обустройстве спортивной площадки или поставить скамейки.

Если потребуется помощь, нужно заранее продумать, на поддержку каких организаций или органов власти вы можете рассчитывать и что для этого будет нужно. Перед встречей с потенциальными партнерами подготовьте описание проекта и сформулируйте ожидаемые результаты.

Вы можете обойтись и без партнеров, но их наличие — признак для организатора и экспертов, что вы продумали проект до деталей, а при реализации у вас будет поддержка.

Разработайте формат мероприятий: это может быть турнир, индивидуальные или командные соревнования. Участники могут быть разбиты на команды, группы по возрасту или уровню подготовки. Продумайте место проведения этих мероприятий и нужное оборудование.

Если ваш проект предполагает проведение мастер-классов, то определите, сколько их будет, какая тематика и продолжительность. Как будет вестись запись на мастер-классы: предварительно по телефону или в специальной форме — например, через яндекс-форму? Или поучаствовать сможет любой желающий, который придет в назначенные день и время? Сколько участников планируете привлечь? Это повлияет на количество материалов, которые нужно будет приобрести, и обустройство рабочих мест. Рекомендуем закупить материалы с запасом — на случай если придет больше людей, чем вы рассчитывали, или если поделки получатся не с первого раза.

Внимательно подойдите к выбору помещений для своих мероприятий. Например, при проведении мастер-классов важно учесть следующие моменты:

1. Размеры помещения — должно быть достаточно места для всех участников и ведущих, а также для размещения необходимого оборудования и материалов.
2. Хорошая вентиляция, особенно если будете использовать материалы с запахом или работать с нагревательным оборудованием. Также оцените чистоту и порядок.
3. Акустика — убедитесь, что участники смогут хорошо слышать инструкции и комментарии ведущего.
4. Удобства — туалеты, раковины для мытья рук, столы и стулья для участников, а также электричество и доступ к интернету, если это необходимо для мероприятия.
5. Помещение должно соответствовать стандартам пожарной безопасности. Также рекомендуем запастись аптечкой на случай травм.
6. Стоимость аренды — если вам предоставляют помещение не безвозмездно, убедитесь, что арендная плата соответствует вашему бюджету.

В ходе подготовки проекта и его реализации может возникнуть необходимость взаимодействия с официальными лицами. Это могут быть школы, другие образовательные учреждения или органы муниципального управления. Как и с другими участниками, попробуйте найти интерес организации помочь вам — опять же, даже одного соратника будет достаточно.

Что еще важно: чем более детальным будет ваш план, тем больше доверия вы будете вызывать. Будьте готовы говорить на формальном языке учреждений и составлять бумаги — и не стесняйтесь задавать вопросы.

Определите, какой бюджет вам нужен.

Для спортивных мероприятий, возможно, понадобится спортивный инвентарь, грамоты, медали, кубки. Как будет организовано питание? Планируете ли закупить для участников воду или каждый сам принесет по бутылке с водой? Понадобится ли оплата услуг тренера, медицинского работника, перевозчика инвентаря?

Если решили заняться благоустройством территории — какие растения, почву, семена и удобрения вам нужно будет закупить: фруктовые деревья, лекарственные травы, декоративные кустарники? Какие из них вы будете закупать в ближайшем питомнике, а какими поделятся участники проекта?

Какие инструменты понадобятся, будете их покупать или брать в аренду? Нужны ли материалы и рабочие для сооружения дорожек и ограждений? Будут ли у вас информационные таблички о растениях? Нужно ли будет платить за доставку инвентаря и саженцев?

Если вы решите организовать турнир с финансовой поддержкой Т-Банка, учтите, что грант нельзя потратить на приобретение товаров, работ и услуг, которые после проведения проекта вы будете использовать для личных нужд. Например, на покупку индивидуальных спортивных костюмов и обуви. А на спортивные манишки с номерами — можно.

Также средства гранта нельзя тратить на проект, который принесет вам финансовую или коммерческую выгоду. Например, если вы планируете платный вход для зрителей или вознаграждение для себя.

Если вы планируете использовать в проекте какую-то оборудованную площадку или зал, то вам нужно познакомиться с их владельцами или арендаторами. На период проведения мероприятий на этих площадках нужно будет подписать с ними договор (например, безвозмездного пользования, аренды). Письменное подтверждение участия в проекте от владельцев таких площадок повысит шансы на получение гранта.

Также заручитесь письменным согласием участников мероприятий проекта на фото- и видеосъемку, особенно если планируете делиться кадрами в соцсетях.

Какие обстоятельства или действия других людей могут помешать вам в проведении мероприятий? Что вы можете сделать, чтобы это не слишком повлияло на результаты проекта?

Вот примерный перечень рисков, которые возникают в разных проектах. Список неполный, но помогает учесть большую часть проблем и заранее продумать план действий в случае неприятностей:

• нехватка ресурсов — отсутствие необходимого инвентаря, повышение цен на оборудование, которое планируете купить;
• задержки поставки товаров и услуг, необходимых для проведения турнира;
• неблагоприятные погодные условия;
• технические проблемы — отключение электричества, невозможность найти тренера или площадку, отказ в предоставлении площадки;
• введение ограничений из-за инфекционных заболеваний;
• травмы участников и чрезвычайные ситуации.

Заполнить заявку вы должны самостоятельно. Рекомендуем ориентироваться на наш шаблон. Также мы просим вас внимательно изучить положение о конкурсе, чтобы сделать заявку, которая сможет пройти формальную проверку. Если что-то по конкурсным процедурам осталось непонятным, вы можете обратиться к организатору конкурса за разъяснением по адресу grants@d-group.social.

Расскажите об идее другому человеку, который не знаком с проектом, и попросите пересказать. Если он уверенно ответит на пять вопросов — что вы будете делать, где, зачем, когда и как, — станет понятно, что все получилось, такой проект имеет шансы на победу. Чем понятнее вы опишете идею и суть в заявке, тем лучше ее поймут эксперты и организатор конкурса.

Поскольку проектные мероприятия проводятся за счет средств гранта, для отчета потребуется фото- или видеосъемка, кассовые, товарные, электронные чеки, договоры, акты и так далее — все, что подтверждает факт получения товаров, работ и услуг. Команда конкурса даст необходимые подсказки и шаблоны.